Datenschutzinformationen für Geschäfts- und Kooperationspartner

Als Kooperationspartner wollen Sie in der Regel wissen:

• welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten und zu welchen Zwecken
• ob Daten innerhalb der ALPLA Gruppe oder an Dritte weitergegeben werden
• wie lange Ihre Daten gespeichert werden
• welche Rechte Sie haben und wie Sie diese ausüben können

Im Folgenden finden Sie Einzelheiten zu all diesen Punkten.

Der Verantwortliche ist das ALPLA-Unternehmen, mit dem Sie eine Geschäftsbeziehung aufnehmen oder unterhalten. In einigen Fällen kann eine gemeinsame Verantwortung innerhalb der ALPLA Gruppe gelten (Artikel 26 GDPR). Eine Liste der für die Verarbeitung Verantwortlichen und der Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf der ALPLA-Website. Angaben zum benannten Datenschutzbeauftragten finden Sie am Ende dieser Seite.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur soweit erforderlich, um Geschäftsbeziehungen und Kooperationen aufzubauen, zu verwalten und zu pflegen.
Typische Zwecke sind:

• Vorbereitung und Durchführung von Verträgen
• Verwaltung von Lieferanten und Kooperationspartnern
• communication and collaboration
• accounting, Rechnungsstellung und Finanzkontrolle
• Compliance, interne Audits und IT-Sicherheit
• Projektmanagement und Dokumentation

Die Rechtsgrundlage hängt vom Kontext ab und umfasst:

• Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b) GDPR)
• berechtigte Interessen(Art. 6(1)(f) GDPR)
• Zustimmung, sofern ausdrücklich erteilt (Art. 6(1)(a) GDPR)
• gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6(1)(c) GDPR)

Um die Zusammenarbeit mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen zu verwalten, können wir personenbezogene Daten verarbeiten, wie z.B.:

• Kontaktdaten
• Vertrags- und Transaktionsdaten
• Kommunikationsaufzeichnungen
• Lieferanten- oder Partnerstammdaten

Die Bereitstellung dieser Daten ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich. Ohne sie ist eine Geschäftsbeziehung möglicherweise nicht möglich.

Bei der Durchführung von Online-Meetings, Schulungen oder Konferenzen können wir Folgendes verarbeiten:

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (für Einladungen)
• Inhalte, die Sie während des Meetings teilen (z.B. Chat-Nachrichten, Dateien)

• technische Metadaten Chat-Nachrichten, Dateien)

  technische Metadaten, die zur Durchführung der Besprechung erforderlich sind

Online-Besprechungen werden verwendet:

• zur Durchführung oder Vorbereitung von Verträgen
• zur Pflege von Geschäftsbeziehungen
• auf der Grundlage einer Einwilligung, wenn Aufzeichnungen gemacht werden

Wenn eine Sitzung aufgezeichnet wird, werden Sie im Voraus transparent informiert und um Ihre Zustimmung gebeten.

In bestimmten Vertragssituationen kann eine Bonitäts- oder Identitätsprüfung durchgeführt werden, um die Kreditwürdigkeit zu beurteilen oder Datenmissbrauch zu verhindern.

Zu diesem Zweck können begrenzte personenbezogene Daten an Kreditauskunfteien weitergegeben werden. Sie können diese Agenturen direkt kontaktieren, um Ihre Daten einzusehen oder zu überprüfen.

In einigen Fällen verarbeiten wir personenbezogene Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, zum Beispiel:

• wenn Sie einen Newsletter abonnieren
• wenn Sie zustimmen, Veranstaltungsinformationen zu erhalten

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt sich nicht auf die Verarbeitung aus, die vor dem Widerruf der Einwilligung erfolgt ist.

Ihre Daten können verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, wie z. B.:

• Handels- und Steuerrecht
• finanzielle oder regulatorische Anforderungen

In diesen Fällen beschränkt sich die Verarbeitung auf das gesetzlich Erforderliche.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wie es das Gesetz verlangt.
Daten werden gelöscht, sobald:

• der Zweck wegfällt und
• keine gesetzliche Verpflichtung eine weitere Speicherung erfordert

Wir verarbeiten:

• von Ihnen direkt bereitgestellte Daten und
• von Ihrem Unternehmen bereitgestellte oder aus öffentlich zugänglichen Quellen stammende Daten

Innerhalb von ALPLA

Der Zugriff ist auf Mitarbeiter beschränkt, die die Daten zur Erfüllung von Geschäftszwecken benötigen, wie z. B.:

• supplier management
• accounting and controlling
• Einkauf und Compliance

Externe Empfänger

Wo nötig, können Daten weitergegeben werden an:

• anderen ALPLA-Unternehmen (interne Verwaltung)
• externen Dienstleistern (Verarbeitern)
• Behörden (soweit gesetzlich vorgeschrieben)
• Kreditauskunfteien (in bestimmten Fällen)

Alle Empfänger sind an die geltenden Datenschutzpflichten gebunden.

Wenn personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, gewährleistet ALPLA ein angemessenes Schutzniveau, zum Beispiel durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln, es sei denn, es gilt ein Angemessenheitsbeschluss.

Nach der GDPR haben Sie das Recht auf:

• Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten
• unrichtige Daten korrigieren zu lassen
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung beantragen (in bestimmten Fällen)
• Ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen

Gemeinsam Nein.

Sie brauchen uns nur zu kontaktieren, wenn Sie es wollen:

• Ihre Datenschutzrechte ausüben
• Einverständnis widerrufen
• object to processing
• lodge a complaint

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Wohn- oder Arbeitsland einzureichen.

Die Angaben zum Datenschutzbeauftragten der ALPLA-Einrichtungen, einschließlich der Kontaktinformationen, sind nachstehend aufgeführt.